Când inboxul tău e mult prea plin

Cred că organizarea mailurilor din inbox este coşmarul oricui primeşte mai mult de 5-10 mailuri pe zi.

Am citit acum cam jumătate de an câteva sfaturi despre cum să sortezi mailurile rapid şi eficient, am aplicat şi a funcţionaaaaat!

Aşadar, care e secretul minune?

în primul rând citesc toate mailurile în ziua în care vin, nu le las pentru a doua zi, chiar dacă e clar că nu prezintă interes. Folosesc Outlook şi îl am setat în aşa fel încât mailurile apar deschise şi doar dacă sunt previzualizate, fără să le deschid efectiv.

În al doilea rând, sunt atentă la ele, nu trec pur şi simplu peste cu gândul la berea de la terasă.

Am organizate foldere şi folderaşe, sunt un folder-freak al outlookului. Importantă e însă structura lor:

  1. To solve
  2. To follow
  3. Clienti
  4. Diverse (aici nu intru in detalii că povestesc până mâine. În principiu tot ce nu intră la 1,2 sau 3).

Văd un mail cu ceva treabă, îl trec rapid în to solve.

Văd un mail ce nu necesită nici o acţiune pe moment, dar care trebuie urmărit, îl trec la To follow.

Nimic de făcut, poate fi arhivat direct, îl trec în folderul special al clientului (pentru asta am pus si rules si atunci mailurile referitoare la un proiect/client se duc direct in folderul lor, daca e ceva de facut le trec in to follow) sau la diverse.

O data sau de doua ori pe zi verific folderul To follow si rezolv ce e de rezolvat. Le trec apoi in Follow up dacă trebuie urmărite sau în folderul clientului dacă problema e încheiată.

La fel procedez şi cu folderul cu mailuri trimise.

La mine schema a funcţionat foarte bine, nu am în mod normal mai mult de 10-20 de mailuri în inbox/sent. Din când în când recunosc că nu aplic procedura întocmai, dar, după ce mă cert un pic singură, mă organizez şi fac repede repejor curat.

Tu câte mailuri ai de obicei în Inbox?

Anunțuri

2 răspunsuri

  1. nici unul… regula de la Class (stabilita de mine) – raspunde in max 4 ore de la primire…
    ma si tin de ea, mai putin pe alea personale… ca nu mai am cand… 🙂

  2. oho…asta da promptitudine.
    Dar cu mailurile la care nu poti raspunde pe loc, pentru ca mai ai nevoie de informatii pe care le primesti sa zic peste 2-3 zile?

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s

%d blogeri au apreciat asta: